Perjanjian Layanan (Service Agreement)

Terakhir diperbarui (Last Updated): 1 Juni 2026

Perjanjian Layanan ini mengatur hubungan antara PT Kinexa Digital Indonesia sebagai penyedia layanan IndoHRM dan Pelanggan sebagai pengguna layanan.

1. Definisi (Definitions)

Dalam Perjanjian Layanan ini, istilah-istilah berikut memiliki arti sebagai berikut:

"Penyedia Layanan" berarti PT Kinexa Digital Indonesia, suatu perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan hukum Republik Indonesia, sebagai pemilik dan pengelola platform IndoHRM.
"Pelanggan" berarti badan usaha, organisasi, atau perorangan yang mendaftar dan menggunakan Layanan IndoHRM berdasarkan Perjanjian ini.
"Layanan" berarti platform perangkat lunak berbasis cloud (Software as a Service / SaaS) IndoHRM yang menyediakan solusi manajemen sumber daya manusia (Human Resource Information System / HRMS), termasuk namun tidak terbatas pada pengelolaan kehadiran, penggajian, manajemen karyawan, dan fitur-fitur terkait lainnya.
"Pengguna" berarti setiap individu yang diberi akses oleh Pelanggan untuk menggunakan Layanan, termasuk administrator, manajer, dan karyawan.
"Data Pelanggan" berarti seluruh data, informasi, dan konten yang diunggah, dimasukkan, atau dihasilkan oleh Pelanggan dan/atau Pengguna dalam penggunaan Layanan.
"Akun" berarti akun terdaftar yang dibuat oleh atau untuk Pelanggan guna mengakses dan menggunakan Layanan.
"Paket Berlangganan" berarti paket layanan yang dipilih oleh Pelanggan sebagaimana tercantum dalam halaman harga (pricing) atau dokumen penawaran terpisah.

2. Ruang Lingkup Layanan (Scope of Service)

IndoHRM menyediakan platform HRMS berbasis cloud yang mencakup modul-modul berikut, tergantung pada Paket Berlangganan yang dipilih oleh Pelanggan:

Manajemen Kehadiran (Attendance Management) — Pencatatan kehadiran karyawan melalui mesin sidik jari, aplikasi mobile (Employee Self Service), atau integrasi perangkat keras lainnya.
Penggajian (Payroll) — Perhitungan gaji, tunjangan, potongan, PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan secara otomatis.
Manajemen Karyawan (Employee Management) — Pengelolaan data karyawan, riwayat jabatan, kontrak kerja, dan dokumen kepegawaian.
Manajemen Cuti dan Izin (Leave Management) — Pengajuan, persetujuan, dan pelacakan cuti, izin, dan sakit.
Manajemen Lembur (Overtime Management) — Pencatatan dan perhitungan jam lembur sesuai ketentuan ketenagakerjaan Indonesia.
Manajemen Departemen dan Jabatan (Department & Position Management) — Pengelolaan struktur organisasi, departemen, dan hierarki jabatan.
Jadwal Kerja (Work Schedules) — Pengaturan jadwal kerja, shift, dan hari libur perusahaan.
Employee Self Service (ESS) — Aplikasi mobile bagi karyawan untuk mengakses slip gaji, mengajukan cuti, dan melakukan absensi mandiri.
Pelaporan dan Analitik (Reporting & Analytics) — Dashboard dan laporan terkait kehadiran, penggajian, dan data SDM lainnya.

Penyedia Layanan berhak menambahkan, mengubah, atau menghentikan fitur-fitur tertentu dari waktu ke waktu dengan pemberitahuan yang wajar kepada Pelanggan.

3. Hak dan Kewajiban Penyedia Layanan (Rights and Obligations of the Service Provider)

3.1. Hak Penyedia Layanan

Menerima pembayaran biaya Layanan sesuai Paket Berlangganan yang dipilih Pelanggan.
Menangguhkan atau menghentikan akses Layanan apabila Pelanggan melanggar ketentuan dalam Perjanjian ini.
Melakukan pemeliharaan terjadwal (scheduled maintenance) dan pembaruan sistem (system updates) untuk meningkatkan kualitas Layanan.
Mengubah ketentuan Perjanjian ini dengan pemberitahuan tertulis minimal 30 (tiga puluh) hari kalender sebelumnya.
Meminta informasi dan dokumentasi yang diperlukan dari Pelanggan untuk penyediaan Layanan.

3.2. Kewajiban Penyedia Layanan

Menyediakan Layanan sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam Perjanjian Tingkat Layanan (Service Level Agreement / SLA).
Menjaga keamanan dan kerahasiaan Data Pelanggan sesuai dengan kebijakan privasi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Memberikan dukungan teknis (technical support) melalui saluran komunikasi yang telah ditentukan.
Melakukan pencadangan data (data backup) secara berkala sesuai ketentuan SLA.
Memberitahukan Pelanggan mengenai pemeliharaan terjadwal yang dapat mempengaruhi ketersediaan Layanan.
Menyediakan dokumentasi dan panduan penggunaan Layanan yang memadai.

4. Hak dan Kewajiban Pelanggan (Rights and Obligations of the Customer)

4.1. Hak Pelanggan

Menggunakan Layanan sesuai dengan Paket Berlangganan yang dipilih selama masa berlaku Perjanjian.
Memperoleh dukungan teknis sesuai ketentuan SLA.
Mengakses dan mengunduh Data Pelanggan yang tersimpan dalam Layanan.
Menerima pemberitahuan mengenai perubahan ketentuan Layanan, pemeliharaan terjadwal, dan pembaruan fitur.
Mengajukan permintaan penghapusan Data Pelanggan setelah pengakhiran Perjanjian.

4.2. Kewajiban Pelanggan

Membayar biaya Layanan tepat waktu sesuai ketentuan pembayaran yang berlaku.
Menjaga kerahasiaan kredensial akses (username, password) dan tidak membagikannya kepada pihak yang tidak berwenang.
Menggunakan Layanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tidak untuk tujuan yang melanggar hukum.
Memberikan informasi yang benar, akurat, dan terkini kepada Penyedia Layanan.
Mematuhi seluruh ketentuan dalam Perjanjian ini, termasuk kebijakan penggunaan yang wajar (fair use policy).
Bertanggung jawab atas aktivitas seluruh Pengguna yang dikelola di bawah Akun Pelanggan.

5. Biaya dan Pembayaran (Fees and Payment)

Biaya Layanan ditentukan berdasarkan Paket Berlangganan yang dipilih oleh Pelanggan sebagaimana tercantum pada halaman harga IndoHRM atau dalam dokumen penawaran resmi yang terpisah.
Pembayaran dilakukan secara bulanan atau tahunan sesuai siklus penagihan yang disepakati, melalui metode pembayaran yang disediakan oleh Penyedia Layanan (transfer bank, virtual account, atau metode lain yang tersedia).
Faktur (invoice) akan diterbitkan di awal setiap periode penagihan. Pembayaran wajib dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak tanggal penerbitan faktur, kecuali disepakati lain secara tertulis.
Keterlambatan pembayaran lebih dari 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal jatuh tempo dapat mengakibatkan penangguhan sementara akses Layanan hingga pembayaran diselesaikan.
Seluruh biaya yang tercantum belum termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sebesar 11% atau tarif yang berlaku sesuai peraturan perpajakan Indonesia, kecuali dinyatakan lain.
Penyedia Layanan berhak mengubah tarif Layanan dengan pemberitahuan tertulis minimal 30 (tiga puluh) hari kalender sebelum berlakunya tarif baru. Perubahan tarif akan berlaku pada periode penagihan berikutnya.

6. Masa Berlaku dan Perpanjangan (Term and Renewal)

Perjanjian ini berlaku sejak tanggal aktivasi Akun Pelanggan dan berlanjut selama Pelanggan terus menggunakan dan membayar Layanan sesuai Paket Berlangganan yang dipilih.
Untuk Paket Berlangganan tahunan, Perjanjian akan diperpanjang secara otomatis untuk periode 1 (satu) tahun berikutnya, kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan tertulis mengenai penghentian paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sebelum berakhirnya periode berjalan.
Untuk Paket Berlangganan bulanan, Perjanjian akan diperpanjang secara otomatis setiap bulan, kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan tertulis mengenai penghentian paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sebelum berakhirnya periode berjalan.
Pelanggan dapat melakukan peningkatan (upgrade) Paket Berlangganan kapan saja selama masa berlaku Perjanjian. Penurunan (downgrade) Paket Berlangganan akan berlaku pada periode penagihan berikutnya.

7. Penangguhan dan Penghentian Layanan (Suspension and Termination)

7.1. Penangguhan Layanan (Suspension)

Penyedia Layanan berhak menangguhkan akses Pelanggan terhadap Layanan dalam hal:

Pelanggan gagal melakukan pembayaran setelah melewati batas waktu yang ditentukan pada Pasal 5.
Pelanggan melakukan pelanggaran terhadap ketentuan penggunaan Layanan.
Terdapat aktivitas yang dicurigai membahayakan keamanan sistem atau data.
Diperlukan untuk pelaksanaan pemeliharaan darurat (emergency maintenance) demi menjaga integritas Layanan.

Penangguhan akan dicabut setelah Pelanggan menyelesaikan penyebab penangguhan tersebut.

7.2. Penghentian Layanan (Termination)

Perjanjian ini dapat diakhiri oleh salah satu pihak dengan ketentuan sebagai berikut:

Penghentian oleh Pelanggan: Pelanggan dapat mengakhiri Perjanjian kapan saja dengan memberikan pemberitahuan tertulis sesuai ketentuan pada Pasal 6. Biaya yang telah dibayarkan untuk periode berjalan tidak dapat dikembalikan (non-refundable).
Penghentian oleh Penyedia Layanan: Penyedia Layanan dapat mengakhiri Perjanjian apabila Pelanggan melakukan pelanggaran material terhadap Perjanjian ini dan tidak memperbaikinya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender setelah menerima pemberitahuan tertulis.
Setelah Penghentian: Pelanggan memiliki waktu 30 (tiga puluh) hari kalender setelah tanggal penghentian untuk mengunduh Data Pelanggan. Setelah periode tersebut, Penyedia Layanan berhak menghapus seluruh Data Pelanggan dari sistem.

8. Keamanan Data dan Pencadangan (Data Security and Backup)

Penyedia Layanan menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi Data Pelanggan dari akses tidak sah, pengungkapan, perubahan, atau perusakan, termasuk namun tidak terbatas pada enkripsi data (encryption at rest dan in transit), kontrol akses berbasis peran (role-based access control), dan pemantauan keamanan (security monitoring).
Pencadangan data otomatis (automated backup) dilakukan setiap hari dengan masa penyimpanan (retention period) selama 30 (tiga puluh) hari.
Penyedia Layanan memiliki prosedur pemulihan bencana (disaster recovery) dengan Recovery Point Objective (RPO) 24 jam dan Recovery Time Objective (RTO) 4 jam.
Data Pelanggan disimpan di pusat data (data center) yang berlokasi di wilayah Asia Tenggara dengan standar keamanan yang memenuhi persyaratan industri.
Penyedia Layanan tidak akan mengakses, menggunakan, atau mengungkapkan Data Pelanggan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan Pelanggan, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku atau perintah pengadilan yang berwenang.

9. Batasan Tanggung Jawab (Limitation of Liability)

Penyedia Layanan bertanggung jawab untuk menyediakan Layanan sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam Perjanjian ini dan SLA. Namun demikian, Penyedia Layanan tidak menjamin bahwa Layanan akan bebas dari kesalahan (error-free) atau gangguan sepenuhnya.
Dalam keadaan apa pun, total tanggung jawab kumulatif Penyedia Layanan terhadap Pelanggan berdasarkan Perjanjian ini tidak akan melebihi jumlah biaya Layanan yang telah dibayarkan oleh Pelanggan dalam 12 (dua belas) bulan terakhir sebelum timbulnya klaim.
Penyedia Layanan tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung (indirect damages), kerugian konsekuensial (consequential damages), kehilangan keuntungan (loss of profits), kehilangan data yang disebabkan oleh kelalaian Pelanggan, atau kerugian lainnya yang tidak dapat diperkirakan secara wajar.
Pelanggan bertanggung jawab sepenuhnya atas keakuratan data yang dimasukkan ke dalam Layanan, termasuk namun tidak terbatas pada data karyawan, data penggajian, dan data kehadiran.
Penyedia Layanan tidak bertanggung jawab atas gangguan Layanan yang disebabkan oleh faktor-faktor di luar kendali Penyedia Layanan, termasuk namun tidak terbatas pada gangguan jaringan internet Pelanggan, kegagalan perangkat keras Pelanggan, atau tindakan pihak ketiga.

10. Kerahasiaan (Confidentiality)

Masing-masing pihak setuju untuk menjaga kerahasiaan seluruh informasi rahasia (confidential information) yang diterima dari pihak lainnya sehubungan dengan Perjanjian ini.
Informasi rahasia meliputi, namun tidak terbatas pada, data teknis, data bisnis, data karyawan, strategi bisnis, informasi keuangan, dan setiap informasi yang secara wajar dianggap bersifat rahasia.
Kewajiban kerahasiaan ini tetap berlaku selama 3 (tiga) tahun setelah berakhirnya Perjanjian ini.
Kewajiban kerahasiaan tidak berlaku terhadap informasi yang: (a) telah menjadi milik umum bukan karena pelanggaran oleh pihak penerima; (b) telah dimiliki oleh pihak penerima sebelum diterimanya dari pihak pengungkap; (c) diperoleh secara sah dari pihak ketiga tanpa kewajiban kerahasiaan; atau (d) diwajibkan untuk diungkapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan atau perintah pengadilan.

11. Hak Kekayaan Intelektual (Intellectual Property Rights)

Seluruh hak kekayaan intelektual atas Layanan, termasuk namun tidak terbatas pada perangkat lunak, kode sumber (source code), desain, merek dagang, dan dokumentasi, merupakan dan tetap menjadi milik Penyedia Layanan.
Perjanjian ini tidak mengalihkan hak kekayaan intelektual apa pun dari Penyedia Layanan kepada Pelanggan. Pelanggan diberikan lisensi terbatas, non-eksklusif, tidak dapat dipindahtangankan, dan dapat dicabut untuk menggunakan Layanan selama masa berlaku Perjanjian.
Data Pelanggan tetap menjadi milik Pelanggan. Penyedia Layanan tidak memperoleh hak kepemilikan apa pun atas Data Pelanggan.

12. Force Majeure

Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas kegagalan atau keterlambatan dalam memenuhi kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini yang disebabkan oleh keadaan di luar kendali wajar pihak tersebut (force majeure), termasuk namun tidak terbatas pada:

Bencana alam (gempa bumi, banjir, tsunami, letusan gunung berapi, dll.).
Perang, konflik bersenjata, terorisme, atau kerusuhan sipil.
Pandemi atau epidemi yang ditetapkan oleh otoritas kesehatan yang berwenang.
Kebijakan atau regulasi pemerintah yang berdampak langsung pada pelaksanaan Perjanjian.
Gangguan infrastruktur telekomunikasi atau jaringan internet secara luas yang berada di luar kendali Penyedia Layanan.
Kegagalan penyedia layanan pihak ketiga (third-party service provider) yang digunakan oleh Penyedia Layanan, seperti penyedia layanan cloud (cloud provider) atau pusat data (data center).

Pihak yang terkena dampak force majeure wajib memberitahukan pihak lainnya secara tertulis dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak terjadinya keadaan tersebut, disertai dengan bukti pendukung yang memadai.

13. Penyelesaian Sengketa (Dispute Resolution)

Setiap perselisihan yang timbul dari atau sehubungan dengan Perjanjian ini akan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah untuk mufakat antara Para Pihak dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak pemberitahuan tertulis mengenai perselisihan dikirimkan.
Apabila musyawarah untuk mufakat tidak berhasil mencapai penyelesaian dalam jangka waktu tersebut, Para Pihak sepakat untuk menyelesaikan perselisihan melalui mediasi yang difasilitasi oleh mediator independen yang disepakati bersama.
Apabila mediasi tidak berhasil dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender, perselisihan akan diselesaikan melalui Pengadilan Negeri Bekasi, Jawa Barat, Indonesia.
Perjanjian ini tunduk pada dan ditafsirkan berdasarkan hukum Negara Republik Indonesia.

14. Perubahan Ketentuan (Amendments)

Penyedia Layanan berhak mengubah ketentuan dalam Perjanjian ini dari waktu ke waktu. Perubahan tersebut akan diberitahukan kepada Pelanggan melalui email dan/atau notifikasi dalam Layanan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sebelum perubahan berlaku efektif.
Penggunaan Layanan secara berkelanjutan oleh Pelanggan setelah tanggal berlakunya perubahan dianggap sebagai penerimaan atas perubahan ketentuan tersebut.
Apabila Pelanggan tidak menyetujui perubahan ketentuan, Pelanggan berhak mengakhiri Perjanjian ini sesuai ketentuan pada Pasal 7.2.

15. Ketentuan Lain-Lain (Miscellaneous)

Keterpisahan (Severability): Apabila salah satu ketentuan dalam Perjanjian ini dinyatakan tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, ketentuan tersebut akan dipisahkan dari Perjanjian ini dan ketentuan lainnya tetap berlaku sepenuhnya.
Pengalihan (Assignment): Pelanggan tidak dapat mengalihkan hak atau kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari Penyedia Layanan.
Keseluruhan Perjanjian (Entire Agreement): Perjanjian ini, bersama dengan SLA, Kebijakan Privasi, dan Ketentuan Penggunaan, merupakan keseluruhan perjanjian antara Para Pihak dan menggantikan seluruh perjanjian atau pemahaman sebelumnya, baik lisan maupun tertulis, terkait dengan pokok permasalahan dalam Perjanjian ini.
Bahasa (Language): Perjanjian ini disusun dalam Bahasa Indonesia dengan terjemahan istilah dalam Bahasa Inggris sebagai referensi. Dalam hal terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia yang akan berlaku.

16. Informasi Kontak (Contact Information)

Untuk pertanyaan mengenai Perjanjian Layanan ini, silakan hubungi kami di:

PT Kinexa Digital Indonesia
Email: info@indohrm.com
WhatsApp: +62 812 3162 7577
Alamat: The Springlake View Apartment, Summarecon, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia